档案加工流程介绍

注释：我公司建议使用我们自己的档案加工扫描软件，这样便于提高工作效率和精确考核工作人员的工作绩效。

1、领取档案

档案领取由加工方专人负责，即由项目经理负责办理领取档案手续，其他人不得越权签领档案。
领取档案时，加工方人员必须仔细与电脑登记的档案号进行比对，确保不要少、漏。领取时要检查每一份档案是否有缺页现象，如有则拒绝接收，待档案室更正后方能领取。领取时双方的经办人在交接本上签名确认。

2、整理档案

2.1分类、排列

档案按实际需求进行分类，如可以按年代、按部门、按档案性质等条件进行分类，每类再按照时间先后顺序排列存放。

2.2>编目

归档文件依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。
文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。
文件目录装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置档案号、分类、年份等项目。

2.3装盒

将归档文件按时间顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面标明档案号，人名等信息。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置档案号、分类、等必备项。
档案盒采用无酸纸制作。
备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期。

2.4整理装订的标准

扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码（此项用户已经完成）、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率。扫描完成后按规范装订立卷。保证档案资料无遗漏，无插错案袋。

1. 对扫描档案，在档案袋正面固定位置盖章标示，以区分已扫描和未扫描案；在档案阅卷记录处记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）；对复制件资料在图像和数据库中都要标志为“复制件”。
2. 原已规范装订的书本式文件，不能分拆。书本式文件若主件是原件，则其中附带的复制件资料都当作原件。
3. 整理时发现的操作人员无法处理的放错案袋的资料，提交档案馆人员处理。
4. 装订时打印新的卷内目录，卷内目录和档案封面的纸张和字迹要求符合规范。
5. 旧案袋上的归档号剪下，用白乳胶贴于新档案封面上。
6. 旧案袋的中所有作废资料标记上档案号，集中提交档案馆人员处理。
7. 要使归档文件齐全完整。已破损的文件先进行修整，字迹模糊或易退变的文件先进行复印。
8. 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、裱补和装订材料等符合档案保护要求。
9. 对于修裱成品尽量保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散；修裱成品具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命；修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不形成空壳；需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后留有装订边，以便成卷成册装订。

装订档案时保持规定的卷内文件顺序。

2.5托裱

档案托裱，主要是针对社保档案中很大一部分医疗报销发票，有些很多张发票层叠粘贴在一张A4纸上的，需要重要每张跟原来的托纸进行分离，通过平贴的方式利用新的A4纸进行平贴，要求表面平整，不能有多余的浆糊溢出，无翘起。最终能顺利通过高速扫描仪，并与原来的档案能连为一体。

3、扫描

通过扫描的方法把以纸介质为载体的文件资料由模拟信息转变为数字信息，并按一定的质量要求对电子文件进行加工和制作，然后存储在磁盘或光盘介质上，确保档案电子图像完整、清晰、无误，保证图像和档案实体一一对应。

1. 扫描方式。对于用黑白二值扫描无法正确反映其上彩色信息的档案资料，以及彩色照片等，可使用彩色扫描；对于黑白照片及使用黑白二值扫描不能获得清晰图像的档案资料，可使用灰度扫描；对于上述情况外的大部分档案资料，使用黑白二值扫描。
2. 选择分辨率基准：文字和字体较大的图纸200dpi，字体较小的图纸300dpi，照片100dpi。可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。
3. 对扫描方式和分辨率的选择，符合以下原则：阅览和打印图像清晰（与原实体一致），图像存储量适中——A3以内图像的存储量：黑白方式平均为100K以内，彩色方式平均为300K以内。
4. 所有A0幅面以内（包括A0幅面）的档案资料按原幅面一次扫描完成，不作分幅扫描再拼接图像。
5. 对于特大档案，我们采用数码相机照相功能进行加工录入。

4、图像后处理

尽管系统已经具备了自动去黑边、自动纠偏、自动去空白页的功能，但有些不能成功进行自动处理的，需要手工进行精修的图像还是需要进行图像后处理工序。
包括：去黑边、纠偏、去空白页、整理顺序、裁减、调节亮度、旋转。
对质量不过关的图像文件重扫。

5、录入及目录打印

尽管系统已经具备了档案页属性自动识别的功能，一方面需要进行对自动识别的结果进行校对，另一方面对于年代久远的非印刷体档案、非标准格式的档案，无法进行自动识别，依然还是需要手工录入。
注释：该环节为可选项，可根据实际情况决定是否需要录入。

6、验收

由甲方组织验收，加工方进行配合。依照验收标准进行验收。对于验收不合格的档案：
①验收实物档案：对于整理/装订不合格的档案退回到重新装订工序，重新整理和装订。
②验收电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序。
不合格部分经过整改后，重新提交审核、验收。

7、归还档案

我们对实物档案进行检查，确保无缺、失后归还给档案室，并在系统中进行归还登记。

数字化加工现场图像：

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